Die beste erste Idee ist selten die spektakulärste
Wenn ein Unternehmen zehn mögliche KI-Ideen hat, welche sollte zuerst umgesetzt werden?
Der beste erste Workflow ist meist nicht die aufregendste Idee. Es ist der Ablauf, der sich oft wiederholt, spürbare Probleme verursacht, verständlich und prüfbar ist und eine klare verantwortliche Person hat.
Das klingt weniger eindrucksvoll als eine „KI-Transformation“. Die Erfolgschance ist jedoch deutlich höher.
Mit der Arbeit beginnen, nicht mit dem Tool
Eine toolorientierte Frage lautet:
„Sollen wir einen KI-Assistenten kaufen?“
Eine workfloworientierte Frage lautet:
„Welche wiederkehrende Arbeit kostet unser Team Zeit, verzögert Kundenanfragen oder verursacht vermeidbare Fehler?“
Die zweite Frage ist besser, weil sie etwas Konkretes liefert, das sich bewerten lässt.
KI ist nur dann nützlich, wenn sie eine reale Tätigkeit verändert. Diese Tätigkeit hat einen Auslöser, Eingaben, Entscheidungen, ein Ergebnis, eine verantwortliche Person und einen Ort, an dem das Ergebnis genutzt wird.
Sechs Merkmale eines guten ersten Workflows
1. Er kommt häufig vor
Wenn die Arbeit mehrmals pro Woche oder sogar täglich anfällt, summiert sich jede Verbesserung.
Beispiele sind wiederkehrende Supportfragen, Rechnungsprüfungen, die Erfassung neuer Anfragen, Dokumentzusammenfassungen oder die Suche nach internen Richtlinien.
2. Er verursacht spürbare Probleme
Der Ablauf sollte Zeit kosten, Antworten verzögern, Qualitätsprobleme verursachen oder höherwertige Arbeit blockieren.
Wenn niemand das Problem wahrnimmt, lässt sich der Pilot nur schwer begründen.
3. Er folgt erkennbaren Mustern
KI eignet sich besonders für Fälle, die zwar unterschiedlich aussehen, aber wiederkehrenden Mustern folgen.
Kunden-E-Mails können zum Beispiel verschieden formuliert sein, sich aber häufig auf dieselben fünf Richtlinien beziehen.
4. Es gibt verlässliche Quellen
KI braucht eine vertrauenswürdige Grundlage: Richtlinien, SOPs, Beispiele, frühere Entscheidungen, Vorlagen, Produktinformationen oder strukturierte Datensätze.
Sind die Quellen zu schwach, sollte das erste Projekt möglicherweise darin bestehen, sie zu bereinigen und zu ordnen.
5. Das Ergebnis lässt sich prüfen
Der erste KI-Workflow sollte einen klaren Punkt für die menschliche Prüfung haben.
Das bedeutet nicht, dass jede Ausgabe für immer kontrolliert werden muss. Der Pilot braucht jedoch einen sicheren Lernweg, bevor sein Einsatz ausgeweitet wird.
6. Es gibt eine verantwortliche Person
Jemand muss sich auch nach dem Start des Piloten um den Workflow kümmern.
Diese Person entscheidet, welche Ergebnisse akzeptabel sind, welche Ausnahmen wichtig sind und ob der Workflow ausgeweitet werden soll.
Eine einfache Bewertung
Bewerten Sie jeden möglichen Workflow vor der Auswahl des ersten Piloten auf einer Skala von 1 bis 5:
- Häufigkeit
- Problemdruck
- Klarheit der Muster
- Qualität der Quellen
- Prüfbarkeit
- Verantwortung
- Messbarkeit
Der beste erste Workflow hat nicht immer die höchste Gesamtpunktzahl. Manchmal ist ein etwas kleinerer Ablauf besser, weil das Team ihn schneller und sicherer testen kann.
Beispiel: drei mögliche Workflows
Ein Unternehmen erwägt drei KI-Ideen.
Idee A: unternehmensweiter Wissensassistent
Die Idee klingt nützlich, aber die Quellen sind verstreut und die Verantwortung ist unklar.
Grundsätzlich sinnvoll, für den ersten Piloten jedoch wahrscheinlich zu breit.
Idee B: Antworten auf Fragen zu Lieferrichtlinien
Die Arbeit wiederholt sich, die Quellen sind vorhanden, Antworten können geprüft und die Zeit bis zur ersten Reaktion kann gemessen werden.
Das ist ein starker erster Kandidat.
Idee C: Analyse der Unternehmensstrategie
Die Bedeutung ist hoch, die Wiederholung jedoch gering. Außerdem sind die Quellengrenzen unklar und der Erfolg schwer messbar.
Das ist kein guter erster Pilot.
Was Führungskräfte vermeiden sollten
Beginnen Sie nicht allein deshalb mit einer Idee, weil sie intern den stärksten Fürsprecher hat. Der zugrunde liegende Workflow muss trotzdem geeignet sein.
Wählen Sie nicht die technisch beeindruckendste Demo, wenn das Team sie im Alltag nicht nutzen wird.
Beginnen Sie auch nicht mit dem riskantesten Workflow, nur weil die mögliche Wirkung besonders groß klingt.
Der erste Pilot sollte dem Unternehmen zeigen, wie KI verantwortungsvoll eingesetzt werden kann. Er sollte keine politische, technische oder regulatorische Krise auslösen.
Die Sicht von Glasrocks
Der erste KI-Workflow sollte klein genug zum Testen, wichtig genug für einen spürbaren Nutzen und klar genug für eine verlässliche Steuerung sein.
Deshalb prüft Glasrocks zuerst, ob ein Workflow für KI geeignet ist, bevor die Umsetzung beginnt.
Wenn Sie zwischen mehreren Ideen wählen, starten Sie mit der KI-Workflow-Diagnose. Lesen Sie anschließend die Glasrocks-Methode, um den Piloten zu planen.